Salah satu kelebihan Microsoft Word adalah adanya satu fasilitas yang
bernama macro. Fasilitas ini mempunyai fleksibilitas dimana user dapat
membentuk dan mengarahkannya untuk berbagai macam kepentingan dalam koridor
otomatisasi. Dari yang sederhana sampai yang mampu berreplikasi seperti virus
macro.
Apa Sih macro itu ?
Macro merupakan kumpulan perintah - perintah dalam Word yang dirangkai menjadi
satu perintah. Sehingga pekerjaan yang berulang - ulang dapat dilakukan secara
otomatis dan mudah. Hal ini akan sangat menguntungkan ketimbang melakukan
perintah - perintah secara satu per satu dan berulang - ulang. Contoh yang
sederhana misalnya pembaca sering menuliskan suatu kata atau kalimat yang sama
secara terus - menerus, maka yang semacam ini dapat dibuatkan macronya sehingga
pekerjaan mengetik menjadi lebih cepat dan mudah serta tidak membuang - buang
waktu.
Macro Bawaan Microsoft Word
Sebenarnya semua perintah - perintah yang ada dalam Word merupakan macro.
Misalnya ketika pembaca memilih menu File kemudian Save, maka Word akan
menjalankan macro yang bernama FileSave. Begitu juga ketika pembaca memilih
menu Help kemudian About Microsoft Word, maka akan dijalankan macro HelpAbout
sehingga tampil kotak About Microsoft Word. Cobalah jalankan aplikasi Word
kemudian pilihlah menu Tools > Macro > Macros, maka akan dihadapkan pada
kotak dialog macros. Selanjutnya pada kotak Macro in pilihlah Word commands,
sehingga akan terlihat nama - nama macro yang ada di Word. Pilihlah HelpAbout
kemudian tekan tombol Run.
Bila seorang user membuat sebuah macro dengan nama yang sama dengan nama macro
yang telah ada dalam Word commands, maka Microsoft Word akan mendahulukan macro
yang dibuat oleh user.
Membuat Macro
Ada dua cara untuk membuat macro; menggunakan macro recorder atau menggunakan
editor Visual Basic yang telah disertakan saat pembaca menginstall Microsoft
Word.
Membuat Macro Menggunakan Macro Recorder
Cara ini merupakan cara yang paling mudah dalam membuat macro. Cukup mengikuti
langkah - langkah berikut ini :
* Jalankan program Microsoft Word
* Setelah jendela Microsoft Word tampil pilihlah menu Tools > Macro >
Record New Macro
* User dihadapkan pada kotak dialog Record Macro seperti pada gambar 1. Beri
nama untuk macro yang akan user buat pada kotak Macro Name, misalnya
"Percobaan1". Pada kotak Store macro in, dapat menentukan dokumen
yang akan digunakan untuk menyimpan macro. Bila memilih Normal.dot, berarti
macro akan disimpan di file Normal.dot dan akan tetap ada setiap kali akan
menjalankan Word. Bila memilih yang kedua yaitu pada dokumen yang sedang
dibuat, maka macro hanya akan ada pada dokumen tersebut. Bila membuka dokumen
yang lain atau membuat dokumen yang baru, maka macro yang akan dibuat ini tidak
akan ada. Dalam hal ini penulis memilih Normal.dot. Setelah itu tekan tombol Ok
Melindungi Word dengan Password
Bila komputer Anda digunakan beramai-ramai oleh
banyak orang, Anda harus melindungi aplikasi yang tidak boleh dipakai oleh
semua orang. Nah, ada cara sederhana agar orang lain tidak dapat menggunakan
aplikasi Word seenaknya.
Kita bisa membuat sebuah aplikasi di mana bila seseorang ingin menggunakan
aplikasi Microsoft Word mereka harus memasukkan sebuah password yang telah kita
tentukan. Caranya begini:
1. Buka aplikasi Microsoft Word Anda, kemudian pilih tab [View].
2. Pada pita di bawahnya, klik tombol [Macros].
3. Setelah muncul jendela “Macros”, isi “Macro name” dengan nama “AutoNew”.
Perlu diperhatikan, nama makro harus disimpan dengan nama “AutoNew”.
4. Klik [Create] untuk mulai membuat makro.
5. Selanjutnya, akan muncul jendela Microsoft Visual Basic editor. Pada jendela
tersebut, ketikkan skrip di bawah ini.
pass = InputBox("Masukkan password Anda.")
If pass = "rahasia" Then
End
Else
MsgBox ("Password yang Anda masukkan salah.")
ActiveDocument.Close
End If
Pada skrip di atas, Anda dapat mengganti “rahasia” dengan password yang akan
Anda inginkan.Simpan makro Anda kemudian tutup aplikasi Microsoft Word.
Sekarang, buatlah shortcut Microsoft Word baru dengan cara mengklik kanan mouse
pada desktop dan pilih menu [New] > [Shortcut]. Isi “Type the location of
the item” dengan "C:-Program Files-Microsoft
Office-Office12-WINWORD.EXE" /n, kemudian klik [Next].
Isikan “Type a name for this Shortcut” dengan nama “Microsoft Office Word
2007”. Hapus shortcut yang ada di menu start, kemudian pindahkan shortcut yang
baru saja Anda buat ke menu Start, menggantikan shortcut yang asli.
Setelah itu tutup aplikasi Microsoft word. Mulai sekarang bila seseorang ingin
menggunakan Microsoft Word dan membuat dokumen baru, muncullah kotak yang
meminta password.
Gambar
1
* Kemudian pada bidang kerja Word akan terdapat tool Stop Recording dan Pause
Recording
(lihat gambar 2) dan juga pointer mouse yang berubah menjadi gambar panah
dengan gambar kaset.
Tombol Stop Recording fungsinya untuk mengakhiri proses pembuatan macro,
sedangkan tombol Pause Recording fungsinya menghentikan sementara pembuatan
macro. Pembuatan macro dapat dilanjutkan lagi bila pembaca mengklik tombol
Pause Recording untuk kali yang kedua
Gambar 2
* Sebagai contoh sederhana coba pembaca ketikkan teks berikut ini "Saat
ini saya sedang belajar
membuat macro", kemudian bloklah kalimat tersebut dan ganti menjadi tebal
(Bold) atau dengan menekan tombol CTRL+B
* Untuk mengakhiri proses pembuatan macro tekanlah tombol Stop Recording
Selesailah sudah proses pembuatan macro yang sederhana. Untuk menjalankan macro
yang telah di buat akan dijelaskan pada bagian selanjutnya.
Membuat Macro Menggunakan Visual Basic
Editor
Membuat macro dengan cara ini terasa lebih sulit dari cara di atas, karena
harus menguasai bahasa Visual Basic. Tetapi jangan cemas, bila mempelajari buku
yang membahas Visual Basic, tentu bisa menguasai Visual Basic.
Minimalnya untuk keperluan membuat macro dalam Word. Adapun cara untuk membuat
macro dengan menggunakan Visual Basic Editor adalah seperti diterangkan pada
langkah - langkah berikut ini :
* Pilihlah menu Tools > Macro > Macros, atau pembaca dapat juga
menggunakan shortcut key
ALT+F8. Pada kotak dialog Macros yang tampil, ketikkan "Percobaan2"
di kotak Macro name dan
tekan tombol Create
* Pembaca akan dibawa pada jendela aplikasi Microsoft Visual Basic. Selanjutnya
ketikkan teks
berikut ini diantara Sub Percobaan 2 dan End Sub, tepatnya di bawah tulisan
yang berwarna
hijau
Selection.TypeText Text:="Saat ini saya sedang belajar membuat macro"
Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=42, Extend:=wdExtend
Selection.Font.Bold = wdToggle
* Kemudian klik menu File > Close and return to Microsoft Word atau tekan
tombol keyboard ALT+Q
Selesai sudah cara membuat macro yang sederhana dengan menggunakan Visual Basic
Editor.
Menjalankan Macro
Untuk dapat menjalankan macro - macro yang telah dibuat kapan saja dibutuhkan, caranya
adalah sebagai berikut :
* Klik menu Tools > Macro > Macros sehingga pembaca akan dihadapkan pada
kotak dialog Macros seperti gambar di bawah ini
Gambar 3
* Selanjutnya pada kotak Macro name, sorotlah macro yang akan dijalankan.
Pembaca dapat memilih salah satu dari dua macro yang telah dibuat karena
keduanya akan menghasilkan hasil yang sama. Kemudian tekan tombol Run Hasilnya pada
bidang kerja Word akan terdapat tulisan tebal "Saat ini saya sedang
belajar membuat macro" yang
ditambahkan secara otomatis. Jadi pembaca tidak perlu repot - repot mengetiknya. Ini berarti menghemat waktu dan
mempercepat pembaca dalam bekerja.
Mengedit dan Mengganti Nama Macro
Macro - macro yang telah pembaca buat tersebut, dapat diganti namanya atau
diedit sesuai
kebutuhan. Kali ini kita sedikit bermain dengan macro yang telah pembaca buat
di atas :
* Klik menu Tools > Macro > Macros, atau dengan shortcut key ALT+F8,
untuk menampilkan kotak Macros
* Pada kotak Macro name pilihlah macro Percobaan1, kemudian tekan tombol Edit
* Pembaca akan dibawa pada jendela Microsoft Visual Basic dengan kursor
berkedip - kedip pada bagian macro Percobaan1. Sebagai contoh mengedit, ubahlah
tulisan berikut ini
Selection.Font.Bold = wdToggle
menjadi
Selection.Font.Italic = wdToggle
* Sebagai contoh mengganti nama macro, ubahlah tulisan berikut ini
Sub Percobaan2()
menjadi
Sub HelpAbout()
* Selanjutnya pilih menu File > Close and return to Microsoft Word untuk
menutup aplikasi
Visual Basic dan kembali ke Word
Dengan demikian Anda telah mengganti nama macro Percobaan1 dan sekaligus
mengeditnya.
Untuk dapat menjalankan macro tersebut dengan cara yang telah penulis jelaskan
di atas.
Atau bisa juga memilih menu Help > About Microsoft Word. Dan hasilnya adalah
tulisan "Saat
ini saya sedang belajar membuat macro" dalam gaya italic bukan lagi kotak
About Microsoft Word. Hal ini lantaran
Anda telah membuat nama macro yang sama dengan macro Word command sehingga Microsoft
Word mendahulukan macro yang dibuat oleh user. Cara inilah yang biasanya
dimanfaatkan oleh para pembuat virus macro.
Menghapus Macro
Bila tidak lagi membutuhkan macro - macro tersebut, kita dapat menghapusnya
dengan cara berikut ini :
* Pilih menu Tools > Macro > Macros sehingga kotak dialog Macros tampil.
Pada kotak Macros in
pilihlah nama dokumen dimana macro yang akan pembaca hapus berada. Bila pembaca
akan menghapus kedua macro yang telah dibuat di atas, maka pilihlah Normal.dot,
karena kedua macro tersebut disimpan disitu.
* Setelah itu sorot nama macro yang akan dihapus, dan tekan tombol Delete.
Kotak dialog
konfirmasi akan tampil, cukup pembaca klik tombol Yes
* Sorot lagi nama macro lainnya bila pembaca ingin menghapus macro yang lain
* Tekan tombol Close untuk menutup kotak dialog Macros
Membuka Dokumen yang Terakhir dengan Macro
Sebagai contoh yang pertama, marilah kita membuat macro ini dengan menggunakan
Macro Recorder.
* Pertama kali buka kotak dialog Record New Macro dengan memilih menu Tools
> Macro > Record New Macro
* Di kotak Macro name beri nama dengan "Autoexec", dan tekan tombol
Ok
* Setelah pointer mouse berubah menjadi tanda panah dan kaset, kliklah menu
File kemudian angka satu yang berada di bawah submenu Properties. Ini merupakan
daftar dari dokumen yang terakhir kali
buka dengan Word
* Terakhir tekan tombol Stop Recording
Hasilnya adalah setiap kali Anda menjalankan aplikasi Word, maka secara
otomatis akan dibuka
juga dokumen yang terakhir kali pembaca buka. Coba pembaca tutup aplikasi Word
dan jalankan kembali.
Password Untuk Menggunakan Microsoft Word
Contoh yang kedua ini tidak kalah menariknya dengan yang pertama. Penulis akan
menjelaskan
bagaimana membuat password untuk menggunakan Microsoft Word, sehingga hanya
user yang
mengetahui passwordnya yang dapat menggunakan aplikasi Word. Simak yah caranya
ini :
* Terlebih dahulu hapus dulu macro autoexec pada contoh yang terdahulu, agar
tidak bentrok.
Lihat bahasan mengenai menghapus macro
* Pilih menu Tools > Macro > Macros. Pada kotak Macro name ketikkan
"autoexec" dan pastikan
pada kotak Macro in terpilih Normal.dot, kemudian tekan tombol Create
* Selanjutnya masuk ke bagian inti, yaitu ketikkan teks berikut ini
strCakra = InputBox("Masukkan password dulu", "Password")
If strCakra = "Belajar" Then
intDepox = MsgBox("Password Anda Benar")
Application.Activate
Else
intDepox = MsgBox("Password Anda salah, jangan gunakan Word")
Application.Run macroname:="fileexit"
End If
* Dan terakhir, pilih menu File > Close and return to Microsoft Word
* Keluar aplikasi Word
Sekarang bila akan menjalankan aplikasi Word, maka akan dimintai password.
Cukup ketikkan
kata "Belajar" (tanpa kutip dan case sensitive). Bila passwordnya
salah atau user menekan
tombol Cancel, maka aplikasi Word akan menutup secara otomatis.
